Согласитесь, мало кто из нас радостно спешит на собрание. Чаще при слове «собрание» у людей возникают не самые радужные ассоциации. Из тех, что озвучивают участники тренингов: «скукотища», «потерянное время», «возможность вздремнуть», «показательные выступления», «опять что-то придумали» и др.
А ведь собрания являются одной из форм управленческого общения и могут решать массу задач, таких как:
- распределение заданий;
- доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий;
- координация процесса выполнения работ;
- обмен мнениями;
- получение информации;
- контроль за работой подчиненных;
- выявление и анализ проблем, возникающих в работе;
- коллективное принятие решений и др.
К сожалению, иногда собрания превращаются даже не в простую формальность, а в тягостное времяпровождение, как для руководителя, так и для подчинённых. Такие собрания становятся бесполезными и неэффективными. Давайте вместе поищем, в чем причина.
Ниже в таблице приведены наиболее распространенные причины неэффективности собраний. Отметьте галочкой те, которые чаще всего снижают эффективность собраний, проводимых Вами или в Вашей организации.
Причины неэффективности собраний
- Выход обсуждений за пределы рассматриваемых вопросов.
- Собрание проходит без повестки дня и без четко сформулированных целей
- Слишком долгие собрания
- Плохая подготовка (не только обсуждаемых вопросов, но и участников)
- Отсутствие информации, необходимой для подготовки и принятия взвешенных решений
- Собрание заканчивается без принятия решения
- Плохая организация работы участников собрания
- Решение вопросов в интересах отдельных участников (кто-то из участников "тянет одеяло на себя")
- Обсуждение второстепенных вопросов, главные откладываются на потом или вовсе забываются
- Стремление отдельных участников "спихнуть" свои проблемы на других
- Неумение слушать других, перебивание выступающих
- Заслушивание неподготовленных вопросов
- Недостаточный уровень общей культуры участников
- Авторитарный стиль ведения совещания
- Недисциплинированность участников (опоздания, отвлечения, разговоры и др.)
- Отсутствие у участников психологического настроя на решение данной проблемы, интереса к данному вопросу
- Излишняя эмоциональность отдельных участников (агрессия, обиды, раздражение и др.)
- Неподготовленность части присутствующих к обсуждению вопросов повестки дня (недостаточная квалификация, неинформированность, плохая ориентация в вопросе)
- Предоставление участникам совещания заведомо ложной или непроверенной информации
- Пассивность участников
Итак, у Вас уже есть определенные выводы по поводу эффективности собраний в Вашей организации. Если Вы не поставили ни одной «галочки», поздравляю, продолжайте в том же духе. Если же «галочек» много, можете взять на заметку несколько практических рекомендаций.
Рекомендация №1
Прежде чем организовывать людей на собрание подумайте, а нужно ли?
На досуге или прямо сейчас попробуйте просчитать, сколько стоит одно совещание в Вашем отделе или организации.
Для этого, сосчитайте:
- количество минут или часов, потраченных на собрание,
- умножить на количество присутствующих,
- умножить на среднюю почасовую оплату сотрудников,
- и умножьте на 2 (работа, которую сотрудник мог бы выполнить за это время).
А теперь скажите, игра стоит свеч? Если ответ «да», читайте следующие рекомендации.
Рекомендация №2
Эффективность собрания зависит от его качественной подготовки и проведения.
На этапе подготовки определите:
1. Цели совещания с точки зрения конечного результата
Прежде всего, ответьте на такие вопросы для себя:
- Зачем Вы проводите это собрание?
- Какие задачи Вы (как руководитель) решаете на этом собрании?
- Что должно быть на выходе?
Как можно четче сформулируйте желаемый результат. Во время собрания держите его в голове, тогда у Вас есть все шансы провести успешное собрание.
2. Продолжительность совещания
Стив Прентис в книге «Интегрированный тайм-менеджмент» настаивает на максимальной продолжительности собрания в 55 минут. И объясняет это «стремлением рынка удовлетворить потребность клиентов в душевном комфорте. Пятьдесят пять минут – это почти час, но впечатление создается, что меньше часа. Поскольку начало и окончание находятся в пределах одной цифры, оно словно обещает быть коротким и неутомительным. Словом, мы показываем сотрудникам свет в конце тоннеля».
3. План и порядок проведения собрания (повестку собрания)
Казалось бы, все просто и давно известно. Да, но есть один маленький момент, продумайте какое количество вопросов, вы успеете рассмотреть в рамках запланированного времени. Если на каждый вопрос отвести по 10 минут, то при временных рамках в 40 минут, Вы сможете рассмотреть всего 2 вопроса.
А остальные 20 минут - спросите Вы?
А поговорить? - отвечу я.
Обсуждение, возражения, убеждение на все это тоже нужно время. Поэтому, повестка должна быть реалистичной.
4. Состав участников
Основное правило - приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей.
Это могут быть люди, которые:
- принимают ключевые решения по вопросам собрания;
- могут быть полезны;
- будут принимать участие в решении вопросов;
- по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией;
- будут исполнять принятые решения.
Рекомендация №3
Прежде, чем мы рассмотрим шесть правил проведения собраний, пожалуйста, поразмышляйте над следующей фразой:
МЫ ФОРМИРУЕМ ПРИВЫЧКИ ОКРУЖАЮЩИХ НАС ЛЮДЕЙ.
ТО, КАК СЕГОДНЯ ЛЮДИ ВЕДУТ СЕБЯ С НАМИ - РЕЗУЛЬТАТ НАШЕГО ВЧЕРАШНЕГО ПОВЕДЕНИЯ С НИМИ.
Задача руководителя, сформировать у подчинённых привычки, помогающие достигать целей собрания, а именно:
- Начинайте и заканчиваёте собрание минута в минуту. Формируете привычку приходить вовремя.
- Вовлекайте всех участников в обсуждение. Формируете привычку – вникать в деятельность других людей и отдела (организации) в целом.
- Обсуждайте только вопросы повестки дня. Пресекайте любые отклонения в сторону. Формируете привычку концентрироваться на главном и расставлять приоритеты.
- Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Формируете привычку – доводить начатое до конца.
- Пресекайте любые переходы на личности (как позитивные так и не очень). Формируете привычку – отделять бизнес и личные отношения
- Определяйте ответственных и сроки. Формируете привычку – брать ответственность за достигнутые результаты.
Лучше, фиксировать все, что обсуждается и решения, к которым пришли на собрании. Иначе, люди могут выговориться, «понапридумывать», принять массу решений и успешно забыть. А кто будет все это внедрять?
Рекомендация №4
После собрания:
- проанализируйте результаты собрания (был ли получен желаемый результат, что мешало, что помогало);
- внесите необходимые коррективы в подготовку и проведение последующих собраний;
- информируйте всех заинтересованных лиц о результатах собрания и принятых решениях.
В завершение, хотелось бы вспомнить о том, что собрание сотрудников - не просто формальность или процедура в компании, а управленческое общение с подчиненными. Собрание – не просто форма информирования или контроля, а эмоциональное воздействие на участников совещания, и как следствие, настрой и атмосфера в коллективе. И Вы можете на это повлиять!
Оксана Грабар,
ТОП-тренер компании, коуч, консультант
