Золотые правила планирования для руководителя

Часто руководители настолько погружены в стратегическое и тактическое планирование, что совсем забывают о планировании оперативном или каждодневном. А ведь здесь-то и кроется суть планирования как такового: без выполнения в срок ежедневных задач невозможно добиться глобальных результатов ни для себя лично, ни для компании.

План на день – это как последняя инстанция, которую важно пройти, ведь именно в планировании дня ваши тактические цели превращаются в конкретные действия. И благодаря ему, изо дня в день, шаг за шагом, вы приближаетесь к финишной прямой – конечной стратегической цели.
При выполнении своего ежедневного рабочего плана очень важно не сбиться «с верного пути», ведь каждую минуту появляются новые искушения, начиная от внутреннего голоса, который предательски отвлекает от основной задачи, заканчивая незапланированными посетителями или звонками.

Следовательно, чтобы ежедневно по максимуму приближаться к запланированным результатам, важно придерживаться нескольких простых правил:
1. Необходимо составить перечень всех заданий на день.

• Это даст возможность оценить объем работ на сегодня.

2. Определить, сколько времен понадобится для решения каждого задания.

• Это позволит понять, успеете ли вы вообще выполнить сегодня то, что планируете, ведь рабочий день не резиновый. Конечно, можно традиционно задержаться на работе, тем самым отнимая время у других областей вашей жизни. Не трудно догадаться, что через какое-то время это приведет к усталости, напряженности и полной демотивации – так или иначе, своих стратегических целей вы вряд ли добьетесь. Поэтому на день стоит планировать ровно столько заданий, сколько у вас хватит сил и времени выполнить до конца рабочего дня.  

3. Определить приоритетные задания.

• Начинать рабочий день лучше с выполнения наиболее приоритетного задания.

4. Определить, какие задания вы как руководитель выполните самостоятельно, а какие можно делегировать.

• Многие руководители тянут все на себе, аргументируя «если хочешь получить что-то хорошее, сделай это сам». Это неправильно: такой подход обессиливает самого руководителя и не дает возможности развиваться его подчиненным. Помните, что ни одно большое дело не состоялось бы, если бы выполнялась в одиночку. Доверяйте своим подчиненным – и они будут рады оправдать ваши надежды.

5. Распределить поставленные задачи по времени.

• При этом помните о небольшом запасе «лишнего» времени – обстоятельства обязательно внесут свои коррективы.

6. Спланировать контроль над выполнением делегированных заданий.

• То, что вы делегировали задание, еще не означает, что вы не отвечаете за результат его выполнения. Поэтому стоит сразу же запланировать контрольные точки, согласовать их с работником, и зафиксировать в рабочем графике дня.

Сначала такой алгоритм планирования дня может показаться слишком обременительным и, как любое нововведение, будет нуждаться в вашем внимании. Возможно, с непривычки ежедневное планирование будет занимать до 30 минут, но впоследствии это время значительно сократится, а у Вас появится очень полезная привычка! Это похоже на уроки вождения: сначала чтобы сдвинуть автомобиль с места, вы продумываете каждое действие, нервничаете, а машина даже не заводится, зато через несколько месяцев вы водите «на автомате», не понимая, как могло быть раньше «по-другому»?!

Помимо этих основных правил ежедневного планирования, важно завести и другие полезные привычки, придерживаясь которых, любой руководитель сможет существенно повысить свою продуктивность в течение дня и организовать рабочий процесс коллектива наиболее эффективно.

• Утреннее и вечернее планирование:
  Начинайте и заканчивайте день планированием. Утром – чтобы откорректировать день, ведь за ночь или за выходные многое могло измениться. Вечером – чтобы подвести итоги, проанализировать свою деятельность и подумать, как  ее улучшить.

• «Закрытый час»:
  Когда вы отвлекаетесь от основного дела, которым заняты, на это уходит от 1 до 6 минут времени, поскольку мгновенно переключиться на второстепенное занятие невозможно. Если таких «отвлечений» хотя бы пять, то вы отстаете от выполняемого задания уже минимум на 30 минут, при этом могут пострадать не только сроки, но и качество работы.
  Правило «закрытого часа» означает, что выполняя самые приоритетные задания, вас никто и ничто не должно беспокоить и отвлекать. Об этом должны знать не только вы, понятие закрытого часа важно внедрить в коллективе. Тогда фраза «у меня закрытый час» будет понятна коллегам и не вызовет лишних вопросов.
  Для введения правила необходимо научиться конструктивно говорить «нет». Давайте сравним разные варианты отказов:
  а) «Я не могу это сделать».
  б) «Я не могу это сделать в настоящий момент, выполняю приоритетное задание».
  в) «Я не могу это сделать в настоящий момент, выполняю приоритетное задание. Давай в 11:00. Договорились?»
  Согласитесь, последний вариант наиболее подходит для корректного отказа и одновременно четко дает понять, что вы готовы выслушать или помочь собеседнику – просто немного позже.

• «Час расплаты»:
  Да, именно так: «час расплаты». Если во время «закрытого часа» вы пообещали сотрудникам, что уделите им время после выполнения своих приоритетных дел, то лучшего времени, чем «час расплаты» – вам не найти. Просто запланируйте его после «закрытого часа», когда сможете «заплатить по счетам». Ведь если вы не уделите внимания тем, кто с уважением ждал окончания вашего «закрытого часа», то в следующий раз они поступят так же с вами или другими своими коллегами.

• «60/40:
  Поскольку, предвидеть все события предстоящего дня невозможно, целесообразно составлять план лишь на 60% рабочего времени, а другие 40% оставлять неприкосновенными. Ежедневно мы сталкиваемся с незапланированными задачами: внезапные встречи, посетители, телефонные разговоры… Чтобы такие «сюрпризы» не застали вас врасплох, лучше к ним подготовиться предварительно.
  Оставив в своем графике запас свободного времени, вы всегда сможете выделить минуту-другую для непредвиденных заданий, а если таковых не случится, вы смело можете начинать выполнение заданий, запланированных на завтра!

• «Серийное производство:
  Однотипные задания лучше группировать и выполнять за один подход. Если, например, у вас запланировано несколько телефонных разговоров, подпись документов, проверка отчетов или ряд встреч, то наиболее продуктивным будет совершить все звонки, затем подписать «одним махом» документы, проверить отчеты и провести встречи. Таким образом, вы сэкономите время на переключение с одного вида деятельности на другой.

При планировании своего рабочего графика и внедрении вспомогательных правил, описанных выше, почаще вспоминайте одну мудрую поговорку: «Слона можно съесть по кусочку». Любые правила тоже нужно вводить постепенно, и начинать – с себя. Выберите несколько наиболее подходящих для вас советов и постарайтесь привыкнуть к ним. А сформировав новые полезные привычки у себя, очень скоро вы заметите их у окружающих!