Форс-мажоры на выставке: предотвратить нельзя, сделать преимуществом. — статьи Trainings For Business  Форс-мажоры на выставке: предотвратить нельзя, сделать преимуществом. — статьи Trainings For Business
(044) 592 07 53
(066) 519 04 15
(097) 861 79 29
Форс-мажоры на выставке: предотвратить нельзя, сделать преимуществом.

Форс-мажоры на выставке: предотвратить нельзя, сделать преимуществом.

vystavkiКак известно, подготовка к участию выставке требует особого внимания и целого ряда заблаговременных, хорошо спланированных действий. К сожалению, далеко не всегда удается предвидеть все нюансы и детали, каким бы подробным не был ваш оперативный план.
Бывают случаи, когда в самый неподходящий момент внезапно «всплывают» различные «подводные камни», и уже не важно, на чьей ответственности они лежат – вы что-то упустили, или же организаторы выставки «забыли» предупредить. От таких неприятностей не застрахован ни один экспонент, но, в отличие от других, вы можете обратить любые форс-мажоры в свою пользу, стоит только приложить немного находчивости и фантазии. Предлагаем детально рассмотреть типичные незапланированные ситуации и способы их решения в пользу вас как экспонента.

Ситуация 1. Подготовка к выставке началась в авральном режиме позже срока.
Относительно нашего менталитета кем-то было ловко подмечено: пока гром не грянет, мужик не перекрестится. Так вот, когда гром уже давно грянул, и стало нужно «на вчера» – вот тут-то и начинается настоящая работа по подготовке! И неудивительно, что в таком режиме легко можно упустить из виду самые важные детали. Например, вы забыли отправить клиентам почтовые пригласительные на выставку. Безусловно, традиционная почтовая рассылка является признаком хорошего тона и незаменимым «комплиментом», что способствует повышению лояльности клиента к компании. В почтовом письме вы можете выслать не только пригласительный для контактных лиц, но и детальное описание события, запланированных активностей от вашей компании, план выставки с четко обозначенным местом расположения вашего стенда, лотерейный билет для розыгрыша на стенде и еще много чего полезного и «завлекающего» посетить на выставке именно вашу компанию.

Минусы: отсутствие почтового пригласительного играет против вас – во-первых, клиенты не получат вышеуказанных «бонусов», а во-вторых, ваши конкуренты, скорее всего, оказались проворней, и наверняка на фоне их пригласительного, отсутствие вашего будет расценено как «недостаточная забота».

Решение: благодаря активному распространению цифровых технологий, у вас есть шанс показать клиенту свой «инновационный», современный подход к бизнесу. Отправьте своим клиентам электронное письмо, в идеале – именное для каждого контактного лица.
По правилам «электронного» этикета, в теме письма обязательно укажите, что письмо пришло от вашей компании и содержит в себе важную информацию. В теле письма в лаконичной форме укажите цель данного послания, ссылаясь на файлы в приложении. Помните, что краткость – сестра таланта, и первый абзац вашего пригласительного письма должен содержать ответы на три ключевых вопроса: Что будет происходить? Когда? И где?
В любом случае, что бы вы ни забыли сделать перед выставкой, главное – сохранять самообладание и подумать, какой альтернативой можно заменить тот или иной пункт вашего оперативного плана подготовки к участию.

Ситуация 2. Выставочная площадь стенда на плане и в реальности отличается. Значительно :)
Случается, что место, где будет располагаться стенд вашей компании, удается увидеть вживую только в ночь перед застройкой. Подобных ситуаций лучше не допускать, и заранее приехать на место проведения мероприятия, оценить расположение стенда относительно входа и предполагаемого потока посетителей, относительно расположения конкурентов, кафетерия, туалета и т.д. Однако такая возможность есть не у всех экспонентов, и по «закону подлости», неприятные сюрпризы «открываются» в последний момент. Так, например, на одной выставке отмеченные организаторами на плане маленькие точки перед стендом экспонента на поверку оказались огромными колоннами диаметром в метр!

Минусы: выставочная площадь, оборудованная она или нет, стоит немалых денег, и любые ее деформации и недостатки должны быть оговорены с экспонентом заранее или описаны в договоре. Вряд ли организаторы «не заметили» метровую колонну прямо посреди застройки, и она уж точно не является «дизайнерской» задумкой оформления стенда: это однозначный изъян, который может нанести вред имиджу экспонента и снизить эффективность от участия в выставке.

Решение: при обнаружении подобных сюрпризов, вы вполне можете требовать от организаторов материальной компенсации или (что более полезно) оговаривать дополнительные рекламные возможности – бесплатные! В любом случае не стоит отчаиваться, ведь любой недостаток можно превратить в достоинство. Так, например, экспоненты, перед чьим стендом «внезапно» вырос метровый столб, не растерялись и обклеили его стрелками-указателями с названием своей компании, чем привлекли дополнительное внимание удивленных посетителей.

Ситуация 3. Организаторы навязывают ненужные виды рекламных услуг или не выполняют взятые на себя обязательства по их предоставлению.
Для того чтобы оправдать высокую стоимость выставочного пакета, организаторы нередко предлагают экспонентам бесполезные возможности и услуги, в надежде на то, что отслеживать их эффективность и выполнение в выставочной суматохе все равно никто не станет или вообще забудут об этом пункте. Так, например, проплатив аудио объявления или показ видео-роликов с определенной периодичностью, мало кто из экспонентов станет считать их по пальцам,  максимум – попросит у организаторов отчет или медиа-план эфиров.

Минусы: заключаются в том, что зачастую экспоненты оплачивают абсолютно неэффективные и ненужные услуги, которые в обязательном порядке идут «в нагрузку» к действительно важным рекламным возможностям. Мало того, пользуясь авральным режимом выставки, организаторы могут не предоставить вам обещанные услуги в оговоренном объеме или не выполнить свои обязательства вообще. Так, на одной из выставок, организаторы молчали о сломавшемся микрофоне до тех пор, пока сам экспонент не поинтересовался, когда начнутся оплаченные аудио-объявления с рекламой его компании.

Решение: уточнить ответственных за выполнение всех пунктов договора с обеих сторон или составить «индивидуальный» пакет экспонента.
В первом случае, в вашей команде стендистов назначается один человек, в функции которого входит исключительно контроль над выполнением всех пунктов договора с организаторами выставки и взаимодействие с контактным лицом с их стороны в случае непредвиденных ситуаций. Для ответственного составляется отдельный документ, куда заносятся все оговоренные пункты договора:
  • наличие информации о вашей компании в каталоге выставки,
  • упоминание названия вашей компании в пресс-релизе выставки или других рекламно-информационных материалах,
  • количество видео (или аудио) роликов и их частота,
  • местонахождение баннера компании,
  • упоминание вашей компании ведущими при открытии выставки и т.д. – все то, за что вы заплатили по пакету и о чем договорились дополнительно.
Если же стоимость пакета экспонента со всевозможными «фишками» для вас высока и не оправдана, всегда существует проверенный вариант: обсудить условия участия с организаторами в индивидуальном формате. Как правило, организаторами выставок выступают серьезные компании, заинтересованные в хорошей репутации своих мероприятий и в долгосрочных отношениях с клиентами. А это значит, что большинство таких организаций не станут терять достойного экспонента, и с радостью согласятся «пересмотреть» свой пакет услуг, учитывая ваши пожелания и финансовые возможности. Таким образом, и вы, и организаторы останетесь в выигрыше, при этом вы заплатите только за те услуги, которые по-настоящему повысят эффективность от участия в выставке.

Естественно, все детали по подготовке к участию в выставке за раз описать невозможно, поэтому с радостью приглашаем вас на мастер-классы и обучающие программы, посвященные оперативной подготовке и эффективному участию в выставках!
Станислава Черкасова,
маркетинг и PR-специалист, бизнес-тренер,
консультант по выставочному маркетингу
компания «Trainings For Business» 

Еще статьи...