Собрания: как сделать так, чтобы сотрудники не спали? — статьи Trainings For Business  Собрания: как сделать так, чтобы сотрудники не спали? — статьи Trainings For Business
(044) 592 07 53
(066) 519 04 15
(097) 861 79 29
Собрания: как сделать так, чтобы сотрудники не спали?

Собрания: как сделать так, чтобы сотрудники не спали?

business_meetingsСогласитесь, мало кто из нас радостно спешит на собрание. Чаще при слове «собрание» у людей возникают не самые радужные ассоциации. Из тех, что озвучивают участники тренингов: «скукотища», «потерянное время», «возможность вздремнуть», «показательные выступления», «опять что-то придумали» и др.
 
А ведь собрания являются одной из форм управленческого общения и могут решать массу задач, таких как:

  • распределение заданий;
  • доведение до сведения необходимой информации и  объяснение способа действий;
  • координация процесса выполнения работ;
  • обмен мнениями;
  • получение информации;
  • контроль за работой подчиненных;
  • выявление и анализ проблем, возникающих в работе;
  • коллективное принятие решений и др.

К сожалению, иногда собрания превращаются даже не в простую формальность, а в тягостное времяпровождение, как для руководителя, так и для подчинённых. Такие собрания становятся бесполезными и неэффективными. Давайте вместе поищем, в чем причина.
Ниже в таблице приведены наиболее распространенные причины неэффективности собраний. Отметьте галочкой те, которые чаще всего снижают эффективность собраний, проводимых Вами или в Вашей организации.

Причины неэффективности собраний

  • Выход обсуждений за пределы рассматриваемых вопросов.
  • Собрание  проходит без повестки дня и без четко сформулированных целей
  • Слишком долгие собрания
  • Плохая подготовка (не только обсуждаемых вопросов, но и участников)    
  • Отсутствие информации, необходимой для подготовки и принятия взвешенных решений    
  • Собрание заканчивается без принятия решения    
  • Плохая организация работы участников собрания    
  • Решение вопросов в интересах отдельных участников (кто-то из участников "тянет одеяло на себя")    
  • Обсуждение второстепенных вопросов, главные откладываются на потом или вовсе забываются    
  • Стремление отдельных участников "спихнуть" свои проблемы на других    
  • Неумение слушать других, перебивание выступающих    
  • Заслушивание неподготовленных вопросов    
  • Недостаточный уровень общей культуры участников    
  • Авторитарный стиль ведения совещания    
  • Недисциплинированность участников (опоздания, отвлечения, разговоры и др.)    
  • Отсутствие у участников психологического настроя на решение данной проблемы, интереса к данному вопросу    
  • Излишняя эмоциональность отдельных участников (агрессия, обиды, раздражение и др.)    
  • Неподготовленность части присутствующих к обсуждению вопросов повестки дня (недостаточная квалификация, неинформированность, плохая ориентация в вопросе)    
  • Предоставление участникам совещания заведомо ложной или непроверенной информации    
  • Пассивность участников    

Итак, у Вас уже есть определенные выводы по поводу эффективности собраний в Вашей организации.  Если Вы не поставили ни одной «галочки», поздравляю, продолжайте в том же духе. Если же «галочек» много, можете взять на заметку несколько практических рекомендаций.

Рекомендация №1
Прежде чем организовывать людей на собрание подумайте, а нужно ли?
На досуге или прямо сейчас попробуйте просчитать, сколько стоит одно совещание в Вашем отделе или организации.
Для этого, сосчитайте:

  • количество минут или часов, потраченных на собрание,
  • умножить на количество присутствующих,
  • умножить на среднюю почасовую оплату сотрудников,
  • и умножьте на 2 (работа, которую сотрудник мог бы выполнить за это время).

А теперь скажите,  игра стоит свеч? Если ответ «да», читайте следующие рекомендации.

Рекомендация №2
Эффективность собрания зависит от его качественной подготовки и проведения.
На этапе подготовки определите:
1. Цели совещания с точки зрения конечного результата
Прежде всего, ответьте на такие вопросы для себя:

  • Зачем Вы проводите это собрание?
  • Какие задачи Вы (как руководитель) решаете на этом собрании?
  • Что должно быть  на выходе?

Как можно четче сформулируйте желаемый результат. Во время собрания держите его в голове, тогда у Вас есть все шансы провести успешное собрание.

2. Продолжительность совещания
Стив Прентис в книге «Интегрированный тайм-менеджмент» настаивает на  максимальной продолжительности собрания в 55 минут. И объясняет это «стремлением рынка удовлетворить потребность клиентов в душевном комфорте. Пятьдесят пять минут – это почти час, но впечатление создается, что меньше часа. Поскольку начало и окончание находятся в пределах одной цифры, оно словно обещает быть коротким и неутомительным. Словом, мы показываем сотрудникам свет в конце тоннеля».

3. План и порядок проведения собрания (повестку собрания)
Казалось бы, все просто и давно известно. Да, но есть один маленький момент, продумайте какое количество вопросов, вы успеете рассмотреть в рамках запланированного времени. Если на каждый вопрос отвести по 10 минут, то при временных рамках в 40 минут, Вы сможете рассмотреть всего 2 вопроса.
А остальные 20 минут - спросите Вы?
А поговорить? -  отвечу я.
Обсуждение, возражения, убеждение на все это тоже нужно время. Поэтому, повестка должна быть реалистичной.

4. Состав участников
Основное правило  - приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей.
Это могут быть люди, которые:

  • принимают ключевые решения по вопросам собрания;
  • могут быть полезны;
  • будут принимать участие в решении вопросов;
  • по роду своей деятельности должны познакомиться с информацией;
  • будут исполнять принятые решения.

Рекомендация №3
Прежде, чем мы рассмотрим шесть правил проведения собраний, пожалуйста, поразмышляйте над следующей фразой:
МЫ ФОРМИРУЕМ ПРИВЫЧКИ ОКРУЖАЮЩИХ НАС ЛЮДЕЙ.
ТО,  КАК  СЕГОДНЯ ЛЮДИ ВЕДУТ СЕБЯ С НАМИ  - РЕЗУЛЬТАТ НАШЕГО ВЧЕРАШНЕГО ПОВЕДЕНИЯ С НИМИ.

Задача руководителя, сформировать у подчинённых привычки, помогающие достигать целей собрания, а именно:

  1. Начинайте  и заканчиваёте собрание минута в минуту. Формируете привычку приходить вовремя.
  2. Вовлекайте всех участников в обсуждение. Формируете привычку – вникать в деятельность других людей и отдела (организации) в целом.
  3. Обсуждайте только вопросы повестки дня. Пресекайте любые отклонения в сторону. Формируете привычку концентрироваться на главном и расставлять приоритеты.
  4. Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Формируете привычку – доводить начатое до конца.
  5. Пресекайте любые  переходы на личности (как позитивные так и не очень). Формируете привычку – отделять бизнес и личные отношения
  6. Определяйте ответственных и сроки. Формируете привычку – брать ответственность за достигнутые результаты.

Лучше, фиксировать все, что обсуждается и решения, к которым пришли на собрании. Иначе, люди могут выговориться, «понапридумывать», принять массу решений и успешно забыть.  А кто будет все это внедрять?

Рекомендация №4
После собрания:

  • проанализируйте результаты собрания (был ли получен желаемый результат, что мешало, что помогало);
  • внесите необходимые коррективы в подготовку и проведение последующих собраний;
  • информируйте всех заинтересованных лиц о результатах собрания и принятых решениях.

В завершение, хотелось бы вспомнить  о том, что собрание сотрудников - не просто формальность или процедура в  компании, а управленческое общение с подчиненными. Собрание – не просто форма информирования или контроля, а эмоциональное воздействие на участников совещания, и как следствие, настрой и атмосфера в коллективе. И Вы можете на это повлиять!

Оксана Грабар,
ТОП-тренер компании, коуч, консультант

Еще статьи...